Účtování náhradních dílů: Jak správně postupovat a co si pohlídat

Představte si, že vám ruce voní od maziva, nový alternátor leží na stole a zákazník naléhavě čeká, kdy bude mít auto zase v provozu. Zatímco ruce si umyjete raz dva, faktury za náhradní díly a jejich správné účtování jsou o dost tvrdší oříšek. Přitom právě drobná chyba při účtování může zbytečně prodražit servis nebo zavarit účetnictví tak, že nebude stačit ani kbelík čisticího prostředku. Jaké jsou vlastně možnosti účtování náhradních dílů?

Základy účtování náhradních dílů v praxi

Účtování náhradních dílů není jen rutina pro účetní, kteří jezdí prstem po klávesnici v rytmu razítka. Každý, kdo prodává nebo mění autodíly, cyklodíly, nebo třeba opravuje zahradní mechanizaci, musí řešit otázku, jak náhradní díly správně zaúčtovat a na co dát pozor. Základní princip je ten, že náhradní díly můžete v účtárně vést buď jako skladovou zásobu nebo přímo účtovat do nákladů.

Když jde o díly, které držíte skladem a prodáváte je zákazníkům, účtují se do zásob na účet 132 – zboží na skladě a v prodejně. Při jejich prodeji účtujete výdej na účet 504 – prodané zboží. Pokud naopak nakupujete náhradní díly přímo pro konkrétní opravu, můžete je dát rovnou do nákladů na účet 501 – spotřeba materiálu nebo 518 – služby (v případě, že vám je někdo fakturuje jako součást služby).

Účetní si často lámou hlavu nad tím, zda evidovat náhradní díly na skladě. U malých firem a dílen bývá častější cesta rovnou do nákladů, protože vedení skladu zabere čas i peníze. U větších servisů, kde se to náhradními díly jen hemží, se bez skladové evidence neobejdete. U firemních vozidel navíc existuje trik: pokud se náhradní díl koupil současně s opravou a rovnou namontoval, nejde o technické zhodnocení, ale běžný provozní náklad. U větších investic, třeba výměny motoru, už by ale šlo o technické zhodnocení a účtuje se to na účet majetku (022, 042 – pořízení majetku).

Na první pohled je to jasné, ale právě zmínění technického zhodnocení je častým zdrojem chyb. Rozhoduje hranice 80 000 Kč na jednu akci, která od 2024 dělí prosté opravy od investice. U oprav pod touto hranicí je vše v nákladech, nad touto hranicí se stává částí hodnoty auta a promítá do odpisů. Má to ale ještě háček: když opravíte víc věcí najednou a dohromady přesáhnete 80 000 Kč, suma se sčítá. Účetní pak mají jasno, ale servismani na provozovně vykulí oči, když slyší, kolik papírů mají doložit.

Fakturace náhradních dílů: Co musí faktura obsahovat?

Faktura za náhradní díly není jen obyčejný papír. Podle zákona o DPH musí obsahovat údaje jako přesný popis dílu, jeho množství, jednotkovou i celkovou cenu, sazbu DPH a kód zboží, pokud je požadován. Fakturace je přísně hlídaná zejména u již použitých dílů (tzv. repasované díly), kde se často chybuje. Pro podnikatele platí, že nesprávně vystavená faktura může znamenat nejen doměření DPH, ale i tučnou pokutu.

Když vydáváte fakturu za náhradní díl jakožto servis, osobě, která není plátcem DPH, řešíte jednoduchý obchod. Pokud jste plátce DPH, na fakturu musíte uvést sazbu DPH podle povahy dílu. Například u většiny autodílů platí základní sazba 21 %, výjimkou jsou některé speciální komponenty, které se používají i například ve zdravotnictví.

Velkou neznámou je účtování tzv. kombinované služby – typicky oprava, kde část ceny tvoří práce a část cena použitého dílu. Vyplatí se rozdělit práci a materiál, protože některé služby podléhají snížené sazbě DPH (15 %), zatímco autodíly stále spadají do 21 %. Když v tom účetní udělá chybu, minimálně to naruší cashflow a v horším případě čekejte kontrolu z finančáku.

Nespoléhejte jen na obecné popisy položek. Uvádějte konkrétní katalogové číslo, výrobce nebo typ. Když totiž přijde reklamace, budete rádi za každou informaci. A povýšení revizního technika na klienta dnes není žádné sci-fi, lidé si běžně stahují vyúčtování a dohledávají si součástky podle VIN. Vždy uvádějte jasně, zda je díl nový, repasovaný, použitý či neoriginální.

Daně a DPH při účtování náhradních dílů

DPH kolem náhradních dílů dokáže nadělat vítr nejen ve skladu, ale i ve vaší peněžence. Každý díl, který prodáváte nebo používáte při opravě, musí být z pohledu DPH správně zařazen a zaúčtován. Jenže je tu pár pastí, na které můžete narazit. První z nich: nesprávná sazba DPH. Motoristická veřejnost žije v dojmu, že všechno pro auto je automaticky základní sazba (21 %). Není to ale tak úplně pravda. Například dětské sedačky mají sazbu 12 %, protože se řadí mezi dětské zboží.

Na co si dát pozor u použitých dílů? Pokud je prodáváte jako firma plátce DPH, můžete využít tzv. zvláštní režim při obchodování s použitým zbožím. Tento systém umožňuje odvádět DPH jen ze ziskové marže, nikoli z celé hodnoty prodaného dílu. Takže pokud koupíte ojeté dveře za 1 000 Kč a prodáte za 1 500 Kč, DPH se neúčtuje z 1 500 Kč, ale jen z rozdílu 500 Kč. Tahle možnost je výhodná, ale je potřeba o ni správně evidovat ve skladě i v daňovém přiznání.

DPH u importovaných dílů je také téma samo o sobě. Pokud nakoupíte díl od zahraničního dodavatele v rámci EU, musíte DPH sami dopočítat a přiznat v ČR. Když jde o neplátce DPH mimo EU, platíte DPH už na celnici. Sazbu DPH na konkrétní díl zjistíte podle kódu nomenklatury celního sazebníku, což je tabulka, ze které mají mrákoty i ostřílení celníci. Tabulku základních DPH sazeb u vybraných typů dílů přikládám níže pro rychlý přehled:

Praktický tip: Pokud nejste si sazbu DPH jistí, poradíte se přímo s účetní nebo v online interaktivní aplikaci finanční správy, kde můžete zadat typ zboží. Často stačí pár kliknutí a ušetříte si noční přemítání nad papíry. Dalším důležitým bodem jsou zákonné podmínky pro odpočet DPH. Zahraniční autodíly můžete uplatnit, jen když máte správný daňový doklad (fakturu s náležitostmi podle EU směrnice). Jestli vám někdo pošle jen proforma invoice nebo paragon, nemůžete odečíst vůbec nic.

Když už jsme u daní, připomenu ještě jednu drobnost – ekologický poplatek a zapojení do kolektivního systému (například za baterie a oleje). Povinnost vést evidenci průběžně podle evidence skladů mají všichni, kdo nakupují a prodávají tzv. vybrané náhradní díly podle zákona o odpadech. Některé firmy to řeší outsourcingem, jiní přehazují papíry zleva doprava, tak jako tak to ale úřady při kontrole řeší citlivě. Vyplatí se mít pořádek v administrativě a používat například softwarové nástroje, které hlídají nejen šarže, ale i ekologické poplatky.

Tipy, chyby a zajímavosti z praxe okolo účtování náhradních dílů

Zní to možná nudně, ale účtování náhradních dílů je přesně ten detail, kterým si pojišťovna nebo finančák často plánuje příjemné chvíle v archivu vaší provozovny. Jaké jsou hlavní tipy z praxe a čemu se určitě vyhnout?

• Vždy pište název dílu jasně a přesně. Zapomeňte na slovíčka „díl“ nebo „součástka“ bez dalšího popisu – u soudu nebo při reklamaci neobstojí.
• Skladovou evidenci vést „jen pro oko“ se nevyplácí. Při náhodné kontrole se rychle ukáže, kolik zboží skutečně držíte.
• Použité nebo repasované díly označujte na faktuře. Nejen kvůli zákazníkovi, ale i kvůli pozdější reklamaci nebo pojistné události.
• Nastavte si jednotný systém pro účtování náhradních dílů a držte se ho. Právě nesoulad mezi výdejkou skladu, fakturou a účetní knihou je nejčastější důvod k pokutě.
• Když někdo přinese svůj vlastní díl a vy jej jen vyměníte, jasně rozlišujte položky – práci účtujte zvlášť a do účtenky uveďte poznámku, že díl nebyl dodán vaší firmou. Předejdete tahanicím při reklamacích.
• Pokud vlastníte víc dílen nebo poboček, evidujte pohyb skladových dílů mezi pobočkami zvlášť. Nechte si potvrzovat převodky, elektronická evidence tu šetří roky práce.
• Pozor na „kombinované“ daňové režimy u zahraničních dílů. Některé země EU mají odlišné podmínky pro uplatnění DPH.
• Sadu dílů (například komplet spojka) účtujte zvlášť odmaštěním jednotlivých položek. Když někdo bude reklamovat konkrétní část, budete mít jasno, co a kdy bylo použito.
• Ekologické poplatky nasazujte vždy podle aktuální legislativy, často se mění.

Jednou z nejčastějších chyb je dvojí účtování jedné dodávky nebo zapomenutý zápis o výdeji ze skladu. Týká se to hlavně menších podnikatelů, co si myslí, že vystavená faktura znamená automaticky i výdej ze skladu. Ve skutečnosti musí vzniknout samostatně inventární karta a zápis pohybu. V digitálních systémech to probíhá automaticky, ale papírová evidence vede ke zmatku.

Někteří majitelé servisů si myslí, že náhradní díly je možné vždy odepsat z daní hned. Realita je, že pokud se jedná o technické zhodnocení, udělat to nesmíte. Když u vašeho firemního auta nakupíte díly za 90 000 Kč na jedné faktuře, bez milosti je to investice a musíte provést odpisy podle pořizovací ceny auta. Tady se vyplatí zeptat svého účetního nebo daňového poradce – ušetříte si starosti i peníze.

Poslední rada: pokud si nejste jisti, uložte si k danému dílu všechny doklady – fakturu o nákupu, doklad o montáži, fotodokumentaci a kopii technického průkazu (pokud měníte třeba motor s VIN). Při případné prohlídce vám uložený papír může zachránit půl hodiny i jedno nervové zhroucení. Moderní systémy umožňují nahrávání dokumentů k jednotlivým položkám, stačí mobilem cvaknout fotku a přilepit do elektronické karty dílu.

Jasná evidence, přesné fakturování a rozvaha při rozhodování, jestli vést náhradní díly ve skladu nebo v nákladech. Tyhle tři body rozhodují o tom, jestli účtování náhradních dílů bude jen rutinní část vaší práce, nebo adrenalinová disciplína s nejistým koncem.